整理HACKS【仕事場編】

「仕事部屋を片付けたい」「書類を整理したい」「スッキリとした机で作業をしたい」など、いろいろと整理したいことが山積みではないでしょうか?そんなときの整理HACKです。
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更新:2014.10.20 作成:2014.10.20

整理術の基本

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整理術の基本となるのは、「整理に時間をかけること」、「整理したものを再整理すること」  整理することを繰り返すことで、結局、自分の頭の中が整理されていくのだと思う。つまり「整理=表面的なきれい」ではないのだ。再整理する過程で、再分類したり、再整頓したりすることができる。この過程によって、これまで保管されていたもの(アイデアも含む)の価値を再認識することができる。

整理整頓の3ヶ条

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1.机周りの整理   (1) 壺阪式「机周りを整理するための5カ条」
①すべてを1カ所に集めて、必要な物だけを拾いあげる ②「捨てる」「捨てない」は、1分以内で判断する ③「時間軸」と「空間軸」の基準で物を処分する ④どうしても捨てられない物は「迷い箱」で一時保管する ⑤書類や物は、決まった場所に立てて収納するのが原則  (2) 紙はスキャンして即廃棄・・・要するに紙を持たない、ということです。
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2.捨てる  
①チラ見3秒 (3秒で必要か不要かを見極める) ②お手つき3年 (3年使っていないものは捨てる) ③逃げの3禁句 (「いつか」「もしかして」「とりあえず」の言い訳をしない ④すぐ捨てる ⑤あふれたら捨てる ⑥過ぎたら捨てる   これらを常に意識。

(before)

(after)

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3.持たない暮らし
そもそも持たなければ散らかることもないんですよね。
①もらいものはもらった時点で完了、無理に残しておく必要なし
②売ればいいや、と思って買うくらいならそもそも買わない方が良い

机の上をとりあえずスッキリ整理するライフハック

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「なにから手をつけていいか分からない時は、とりあえず机の上を片付ける」というのは、仕事の生産性を上げる方法の一つとして有名です。「とりあえず片付ける範囲を限定する」というTIPSです。「象を食べるには、細かく切ればいい」という、いわゆるエレファント・テクニックを使います。
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作業できる最小限の範囲に髪の毛一本も残さずきれいにしてみましょう。それだけで気分が晴れ晴れするはずです。私はIKEAで買ったデスクパッドを片付け範囲にしています。時間がないときでも、ここの上にあるものさえどけてしまえば片付けたことにしていますので、10秒もかかりません。この習慣ができてきたら、この範囲に頻繁に置かれてしまうモノの場所を決めてあげましょう。
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たとえばメガネは、わざわざ「メガネ」と書いたスタンドを用意します。脳に一瞬の考えるスキも与えずに片付けることができる「しまうモノの名称を書く」というのは有効なテクニックの一つです。また、本来動かす必要がないモノは動かしにくくしてしまいます。たとえばティッシュボックスはこうやってしまえば、動かすのが嫌になり定位置に居続けてくれます。

BOXケースを壁に貼るという整理ハック

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オフィスでの書類整理。今までは『未処理・処理済み』で分けたり、分野別に分けたりしていたが、ずっと先に処理する紙は、一度しまうと出てこなかったり・・・。そこで、『今日やる』『今週やる』『来週やる』『今月中にやる』『来月やる』『それ以降にやる』と、分類したケースをマグネットで壁に貼ってみた。自分のアクションとリンクしてやり残しナシ、書類を探す手間ナシ、おまけに机の上もキレイ。

「とりあえずの引き出し」を見直す

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あなたの机の引き出しには、とりあえずここに入れておこう、という引き出しがありませんか。まずそこを見直しましょう。
引き出しの中の空間を仕切りなどで分けることによって、「何でも入れちゃえ」というわけにはいかなくなり、何かをしまおうと引き出しを開けたときに、「さて、どこに入れようか」と考える習慣がつくのです。
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よく使うものを近くに置き、あまり使わない名刺や空CD、小切手などを遠くに置くなど)を実践してみたら調子が良かったし、不思議と余計なものを持ってきて机の上をぐちゃぐちゃにはしなかったのだそうです。当たり前のことかもしれないけれど、手の届かないところにいろいろ物を置く、ということが、目の前をごちゃごちゃさせない方法

書類ハック!

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1 プリントアウトは容赦なく捨てる
2 打ち合わせ資料はメールで共有、保管する
4 ドキュメントスキャナーでデジタルデータに変換する
16 紙の書類はクリアホルダーで時系列管理する

環境ハック!

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19 小物を透明ポーチに入れて整理する
20 出張セットを用意して急な出張に備える
29 仕切りをつけて袖机の空間を無駄なく使う
32 机の上とデスクトップはきれいにして帰る

情報ハック!

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34 本を捨てて情報吸収力を上げる
35 書評ブログを書いてデータベースをつくる
37 雑誌の記事データベースを作成する
47 テレビ番組は1.5倍速でみる

パソコン内のフォルダー管理ハック

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ファイル整理の前提として、ファイルを保存するときに、マイドキュメントやCドライブやら、ネットワークの共有ドライブやら、あちこちに置かないことです。
様々なカテゴリのフォルダを作成。 「01_お客様提出資料」 「02_プレゼン資料」・・・ このように、フォルダ名に数字を入れて(数字を入れるとその順番で並ぶ)整理すると、一見きれいに並んでいるように見えます。
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しかし、明らかに上記カテゴリに分けられるファイルならともかく、たとえば、お客様に仕様説明のためのプレゼン資料というファイルがあったとして、どのフォルダに入れればいいのでしょうか?コツは、重ならないように分ける。ということです。  「資料」 「対応中」 「対応完了」  だけ。
ファイル名は、具体的に名前をつけます。  「20080708_○○商事様プレゼン資料」

オマケ】 整理整頓いらず!の画期的なデスク

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inesa malafej による『my writing desk』は、すぐにデスクの上がちらかってしまう人におすすめの便利なデスクです。デスクの周りを取り囲むように、大きなトレーが配置されているこのデスク。読みかけの資料や未開封の手紙、ペンやハサミ等の文房具やガジェット類など、なんでもポイポイ放り込んでおくことが可能です。手軽にデスク天板をスッキリとさせることができる点がいいですね。
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